当事務所は、税理士1人、スタッフ1人の事務所です。そのスタッフが私ですが、1人となると、とにかく何から何まで担当することになります。会計への入力作業、申告書の作成、様々な書類の作成、電話取りつぎ、ホームページの更新や管理、備品の調達、税理士のスケジュール管理、お茶出し等々…。
こういった業務をどうこなしていくかは人それぞれ合った方法があると思いますが、私の実践方法を記録しておきます。
①やるべき業務を紙に書き出す
アナログですが、やるべき業務はまず紙に書き出します。使うのはいわゆる裏紙です。場合によっては、フリーハンドの線で区切ってカテゴリ分け（「法人顧問」、「相続税」、「事務所内部のこと」など）して書いておきます。
また、期限がせまっているものなど、優先すべきものは◎印をつけるなどして目立たせておきます。
②Googleカレンダーに入力する
各業務にかかる業務に予想をつけて、Googleカレンダーに登録します。「何時から何時に何をやるか」できる限り明確にします。
私の場合、同じことをずっとやっていると飽きてしまうので、できるだけ同じ業務は1時間で区切りを付けることにしています。
【参考記事】↓
毎日の時間を無駄なく使うためにGoogleカレンダーを活用しよう
期限が近く、確実に仕上げる必要のあるものや、集中力の必要な業務などは頭がシャキッとしている午前中に行うことにしています。
お昼ご飯を食べた後は眠くなりがちです。書類のスキャンやファイリングなどは、こういった時間にやるようにスケジュールしておきます。
③タイマーアプリで時間を計測しながら作業する。
タイマーで時間を計測しながら作業しています。こうすることで、一つの作業を始めてからどれくらい時間が経過しているか正確にわかり、想定より早いのか遅いのかが把握できます。
また、次回同じような仕事をする際により正確に所要時間の目星をつけることができます。
ちなみにタイマーアプリは、「Hackaru」というものがおすすめです。
【参考記事】↓
Hackaru というWEBタイマーで何にどれくらい時間を使っているか知る。
④予定どおりいかない場合はその都度リスケジュールする。
計画を立てても、思ったより時間がかかってしまったり、急に違う業務が入ってきたり、計画通りにいくことはあまりありません。
そういう時もしっかりリスケジュールすることが大切です。明日以降にまわしても良いものは日付を変えます。手放すことでモチベーションのコントロールもできます。
⑤一日の終わりに次の日の計画立てをする。
一日の仕事が終わったら、終わったこと、残っていること、新たに入ってきた業務を見直して次の日の計画を立てておきます。（Googleカレンダーに入れておきます）
そうすることで次の日のとりかかりがスムーズになります。オフィスを一歩出たら、次の日やるべき仕事をすっかり忘れてしまったという事態も避けられます。
補足：途中で増える計画外の業務をどうするか。
当然、何か仕事を頼まれたり、お客様からメールが来たり、計画外の仕事がやってきます。
こういう場合も、慌てずにまずはタスクの一つと認識し、他の業務との兼ね合いや優先順位を考えて計画に組み込みます。
お客様からのメール等は内容を確認し、ひとまず返信をしておくと良いと思います。（確認ができ次第、ご連絡いたしますなど）
まとめ
終始、普通のことを書いているだけのような…。
こんなことはとっくにやっているよ！という方も多いと思います。もし、どなたかの参考になっていたらとてもうれしいです。読んでいただきありがとうございました。
